Gestor Viagem Empresa.
Gerencie viagens e suas despesas.
A gestão de viagens pode ser um desafio para o controle financeiro das empresas. O Gestor Viagem Empresa, automatiza todo o fluxo, desde a solicitação e cotação da viagem até o reembolso de despesas, com workflow de aprovação em todas as etapas.
Processo de Negócio
Solicitação de Viagem – Parte 1
Plataforma Gestor Apps
Este vídeo demonstra como solicitar a viagem, cancelar, planejar, solicitar a aprovação ou consultar processos de viagem concluídos na solução Gestor Viagem Empresa.
Solicitação de Viagem – Parte 2
Plataforma Gestor Apps
Este vídeo demonstra como solicitar a viagem, cancelar, planejar, solicitar a aprovação ou consultar processos de viagem concluídos na solução Gestor Viagem Empresa.
Cotação de Viagem – Parte 1
Plataforma Gestor Apps
Este vídeo demonstra como realizar a Cotação de Viagem na solução Gestor Viagem Empresa.
Cotação de Viagem – Parte 2
Plataforma Gestor Apps
Este vídeo demonstra como realizar a Cotação de Viagem na solução Gestor Viagem Empresa.
Reembolso de Despesas de Viagem
Plataforma Gestor Apps
Este vídeo demonstra como fazer o download dos vouchers e solicitar o reembolso de despesas de viagem na solução Gestor Viagem Empresa.
Solicitação de Viagem
- O colaborador faz o planejamento da sua viagem, considerando transporte, hotel, aluguel de carro, quando necessário.
- O colaborador solicita a aprovação da viagem.
- As viagens aprovadas serão encaminhadas para cotação.
Cotação de Viagem
- A equipe responsável pela cotação será informada por e-mail, que existem viagens aguardando a cotação.
- A equipe responsável pela cotação carrega (upload) as cotações enviadas pelos fornecedores.
- A equipe responsável pela cotação indica as melhores opções, após análise das cotações enviadas pelos fornecedores.
- A equipe responsável pela cotação envia a cotação para aprovação.
- Após a aprovação da cotação da viagem, a equipe responsável faz a contratação dos serviços e carrega (upload) os vouchers da viagem.
- A equipe responsável pela cotação finaliza a contratação dos serviços.
Registros das despesas reembolsáveis
- O colaborador recebe e-mail informando que os vouchers da viagem estão disponíveis e que podem ser baixados (download).
- Durante ou após a viagem, o colaborador carrega (upload) as notas fiscais e recibos de despesas reembolsáveis.
- O colaborador envia as despesas reembolsáveis para aprovação.
- Após a aprovação das despesas reembolsáveis, o colaborador imprime relatório de reembolso.
Papéis e Responsabilidades
Administrador
- Ao criar uma conta na plataforma Gestor Apps, o usuário está apto a contratar as nossas soluções. O usuário que faz a contratação, é automaticamente classificado como administrador da solução contratada.
- O administrador é o responsável pelas parametrizações do Gestor Viagem Empresa, tais como:
- Gerenciar conta;
- Renovar plano;
- Cadastrar novos administradores;
- Cadastrar estrutura organizacional (setores e colaboradores);
- Definir grades de aprovação de cada etapa do processo por setor;
- Cadastrar os tipos de despesas reembolsáveis
Colaborador
- Planejar a viagem;
- Solicitar a aprovação da viagem;
- Baixar (download) os vouchers da viagem;
- Carregar (upload) as notas fiscais e recibos das despesas reembolsáveis;
- Solicitar a aprovação do reembolso das despesas;
- Imprimir relatório de reembolso de despesas.
Responsável pela cotação
- Carregar (upload) as cotações enviadas pelos fornecedores;
- Indicar as melhores opções, após análise das cotações enviadas pelos fornecedores;
- Enviar a cotação para aprovação;
- Contratar serviços e carregar (upload) os vouchers da viagem;
- Finalizar a contratação dos serviços.
Funcionalidades
Informações da Conta
- Gerenciar informações do cliente e da conta;
- Renovar plano;
- Cadastrar novos administradores.
Estrutura Organizacional
- Cadastrar setores;
- Cadastrar usuários (colaboradores);
- Atribuir acesso as funcionalidades (Definir Perfil).
Processos e Aprovadores
- Solicitação de Viagem: Cadastrar aprovadores por setor;
- Cotação de Viagem: Cadastrar aprovadores por setor;
- Reembolso Despesas: Cadastrar aprovadores por setor.
Tipos de Despesas
- Cadastro dos tipos de despesa, que serão selecionadas pelos colaboradores, no momento do registro das despesas de viagem reembolsáveis.
Solicitação de Viagem
- Criar viagem;
- Planejar viagem;
- Solicitar aprovação da viagem.
Cotação de Viagem
- Cadastrar as cotações enviadas pelos fornecedores;
- Registrar as melhores opções, considerando preço, custo x benefício etc. após análise das cotações enviadas pelos fornecedores;
- Enviar a cotação para aprovação.
Contratação dos Serviços
- Contratar serviços e carregar (upload) os vouchers da viagem;
- Finaliza a contratação dos serviços.
Reembolso das Despesas
- Contratar serviços e carregar (upload) os vouchers da viagem;
- Finaliza a contratação dos serviços.
A gestão de viagens pode ser um desafio para o controle financeiro das empresas. O Gestor Viagem Empresa, automatiza todo o fluxo, desde a solicitação e cotação da viagem até o reembolso de despesas, com workflow de aprovação em todas as etapas. Reduza custos, aumente a eficiência operacional e tenha uma visão clara de todas as despesas com viagens corporativas da sua empresa.